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Vom Fach -- Im Archiv
Mittwoch, 11 Uhr 34, im Corporate Archives Office. Was reden die da?
Von Silvia Bolliger, Simone Desiderato, Rebekka Wyler
«Wie viele Hierarchiestufen hat die neue Klassifikation?»
«Ich habe mich auf drei beschränkt.»
«Sehr gut. Wen hast du bei 34.04.01 als federführend eingesetzt?»
«Das Masterdossier führt die Abteilungsleiterin.»
«Okay, dann müssen wir schauen, dass die Schattendossiers wirklich kassiert werden.»
«Die Triage wird einfacher, wenn unser Endarchiv ab 2011 nur noch elektronische Ablieferungen akzeptiert.»
«Dafür ist der Aufwand mit dem Digitalisieren grösser.»
«Ja, aber mit einem guten RM schaffen wir die ISO-15489-Compliance.»
«A propos Compliance – sind Vorkehrungen für die elektronische Langzeitarchivierung nach OAIS-Modell getroffen?»
«Ja, inklusive der KaD der KOST.»
«Könntest du noch das Mapping der Metadaten kontrollieren?»
«Mach ich. Und die Primärdaten liefere ich auch gleich mit.»
Corporate Archives Office: Firmenarchiv. Klassifikation: Schema zur systematischen Verwaltung von Geschäftsunterlagen. Federführend: für eine Geschäftshandlung verantwortlich. Masterdossier: zusammenhängender schriftlicher Niederschlag eines Geschäftsprozesses. Schattendossier: an anderen Stellen vorhandene Kopien. Kassieren: kontrollierte Vernichtung von nicht archivwürdigen Unterlagen. Triage: Trennung von archivwürdigen und nicht archivwürdigen Dossiers. Elektronische Ablieferung: Abgabe digitaler Unterlagen an ein Archiv. RM: Records Management; systematische Erfassung, Verwaltung (inklusive Vernichtung) betriebsrelevanter Daten. ISO 15489: ISO-Norm für Records Management. OAIS-Modell: Das Referenzmodell «Open Archival Information System» beschreibt ein digitales Langzeitarchiv. KaD der KOST: Katalog archivischer Dateiformate der Koordinationsstelle für die dauerhafte Aufbewahrung elektronischer Unterlagen. Mapping der Metadaten: Zuordnung von Datenbankfeldern bei der Übernahme von Daten, die Primärdaten beschreiben. Primärdaten: digitale Unterlagen, die im Rahmen von Geschäften produziert werden.
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