Das Büro der Zukunft hat eine peinliche Eigenschaft: Morgens um sieben macht es den Eindruck, als hätte darin noch nie ein Mensch gearbeitet. Keine Aktenberge wachsen gegen die Decke, kein Gummibaum serbelt dem Licht entgegen, weder Frau noch Hund warten gerahmt am vorderen Pultrand darauf, dass der Ernährer die Arbeit aufnimmt.
Später am Morgen setzt ein seltsames Treiben ein: Die Mitarbeiter nehmen kleine Rollkoffer aus ihrem Garderobenfach und bahnen sich damit den Weg durch das Büro. Die einen steuern zielstrebig auf einen bestimmten Schreibtisch zu, andere bleiben kurz stehen und spähen in alle Richtungen, bevor ihr Rollkoffer wieder Fahrt aufnimmt und sie einen Arbeitsplatz finden - einen Arbeitsplatz wohlverstanden, nicht ihren Arbeitsplatz.
Der ist den Mitarbeitern der dvg Hannover Datenverarbeitungsgesellschaft beim Einzug ins neue Bürogebäude in Hannover-Bemerode abhanden gekommen. Beim grössten Anbieter von Informationstechnologie der deutschen Sparkassen gibt es pro 100 Mitarbeiter noch 75 Arbeitsplätze, die jeden Morgen neu verteilt werden. Im Angebot stehen ein paar Einzelbüros, Zweier-, Dreier- und Viererräume, ein Platz im Grossraumbüro, Besprechungszimmer und eine ruhige Lounge mit Sitzgruppe auf der Südseite. Selbst auf der Theke der Espressobar hat schon einer einen Laptop hingestellt. Gemeinsam ist allen Arbeitsplätzen, dass kein Mitarbeiter sie für sich beanspruchen oder reservieren kann - auch kein Chef. Nur das Sekretariat hat einen festen Raum. Radikale Büroerneuerer wollten selbst damit aufräumen, doch die Sekretärinnen haben sich gewehrt: «Wir haben genug Probleme, unsere Jungs zu finden. So finden sie wenigstens uns.» Die übrigen dvg-Mitarbeiter wurden über Nacht zu Büronomaden, die aus dem Koffer leben und den Schreibtisch am Ende jedes Tages räumen, als wäre es ihr letzter gewesen.
Das nonterritoriale Office ist die Avantgarde unter den Organisationsformen im Büro. In Fachbüchern und an wissenschaftlichen Kongressen sagen ihm Experten eine grosse Zukunft voraus. Die hat es auch nötig, denn in seiner kurzen Vergangenheit gibt es bereits dunkle Stellen.
Der erste grosse Versuch mit dem nonterritorialen Büro ist in den USA gescheitert. 1994 verordnete der amerikanische Werber Jay Chiat die neue Flexibilität seinen Angestellten in Los Angeles und später in New York. Er ersetzte die Stellwände der Werbeagentur Chiat/Day mit Polstermöbeln und Tischen und richtete ein paar Konferenzräume ein. Aus den alten Beständen eines Vergnügungsparks kamen einige Autos dazu, in die man sich für eine Besprechung zu zweit zurückziehen konnte. Die Leute gingen am Morgen als erstes in die Garderobe, wo sie aus einem kleinen Schrank ihre Arbeitsunterlagen holten, die nächste Station war der Schalter, an dem Laptop-Computer und tragbare Telefone ausgegeben wurden, dann mussten sie sich einen Platz im offenen Bürogelände suchen. Dabei war es verboten, sesshaft zu werden. Die Mitarbeiter von Chiat/Day mussten jeden Tag einen neuen Arbeitsplatz beziehen.
Wie die Zeitschrift «Wired» berichtete, kam es bald zu Problemen: Die Garderobenschränke waren zu klein für die Geschäftsunterlagen. Die Angestellten begannen, ihre Akten über Nacht in einer Ecke zu verstecken, und fanden sie am nächsten Tag nicht mehr wieder. Einige benutzten den Kofferraum ihres Autos als Aktenablage und rannten mehrmals täglich zum Parkplatz, um Papiere zu holen. Zudem fehlte es an Telefonen und Computern. Wer in der Nähe der Firma wohnte, holte sich morgens um sechs eine Ausrüstung ab und legte sich danach wieder schlafen.
Die Design-Magazine liebten die Bürorevolution. Bald wurden gegen Bezahlung Besichtigungstouren durchgeführt. Doch die Belegschaft zettelte schon nach einem halben Jahr eine Konterrevolution an. Die Mitarbeiter gaben die Computer über Nacht nicht mehr ab, funktionierten Konferenzräume in Privatbüros um oder kamen gar nicht mehr zur Arbeit. Es war zwar erwünscht, dass ein Teil der Leute Telearbeit leistete - nur so reichte der Platz in den Büros für die anderen. Aber es stellte sich heraus, dass die meisten nicht besonders produktiv waren, wenn sie das Büro mit dem Computer unter dem Arm in Richtung Strand verliessen.
1995 verkaufte Chiat die Werbeagentur, und die neuen Besitzer bauten um. Jetzt hat wieder jeder Mitarbeiter seinen persönlichen Arbeitsplatz.
Da wurden grobe Fehler gemacht», sagt Stefan Zinser vom Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart. Zinser leitet das Projekt Office 21 und erforscht dort gemeinsam mit Partnern aus Industrie und Dienstleistung, wie das Büro der Zukunft aussehen wird. Mit seinen Leuten hat er auch die dvg beraten und weiss aus eigener Erfahrung, wie es sich ohne eigenen Schreibtisch lebt. Er teilt mit 35 Mitarbeitern 18 Arbeitsplätze. Wie bei der dvg besitzt hier niemand seinen eigenen Tisch oder Stuhl. Zinser hat sogar den persönlichen Rollcontainer ausgeschlagen, der jedem Mitarbeiter zusteht. «Das war schon fast ein bisschen arrogant.»
Chiat verletzte die heiligen Grundsätze bei der Einführung eines nonterritorialen Büros gleich mehrfach. «Es müssen immer genug Computer und Telefone verfügbar sein, und sie müssen tadellos funktionieren - von Anfang an», sagt Zinser. «Und vor allem darf man nichts einführen, was die Leute nicht selber wollen.»
Allerdings wird diesem Willen manchmal mit sanftem Druck von oben nachgeholfen. Die Schwierigkeiten bei der Einführung eines nonterritorialen Büros sind weniger technischer denn menschlicher Natur. Zwischen Schreibtisch und Archiv geht das Misstrauen um. Einerseits wurde das Vertrauen in die Büropropheten schon oft erschüttert. Den PC hatten sie überhaupt nicht vorausgesehen, dafür wurden das Grossraumbüro und die Denkzelle als optimale Arbeitsumgebung präsentiert, obwohl sich darin weder der Buchhalter noch die Sekretärin artgerecht halten lassen. Andererseits reagiert der Büroarbeiter auf den Entzug seines Territoriums äusserst gereizt. Da bleibt der Mensch ganz Tier. Die Einführung eines nonterritorialen Büros braucht deshalb ebensoviel psychologisches wie logistisches Geschick. Schliesslich soll der Arbeitnehmer, nachdem man ihm den Schreibtisch genommen hat, überzeugt sein, dass es zu seinem Besten geschah.
Bei der dvg wurde das neue Büro den Mitarbeitern in Veranstaltungen vorgestellt, es gab ein Forum auf dem Internet und Diskussionen in der Firmenzeitschrift. Zudem arbeiteten die einzelnen Abteilungen bei der Planung mit. Zinser weiss aus Studien, wann ein Wechsel der Büroorganisation schlecht akzeptiert wird: wenn die Leute konfliktscheu sind, Angst vor Veränderungen haben und die Führungskräfte nicht mit gutem Beispiel vorangehen.
Zur Vorhut der neuen Büroorganisation gehören vor allem Firmen aus der Werbung, der Wirtschaftsberatung und der Kommunikationstechnik. In Zürich teilen sich die Mitarbeiter des Consulting-Unternehmens PricewaterhouseCoopers ihre Schreibtische, in Finnland die Leute von Digital Corporation. Und beim dänischen Hörgerätehersteller Oticon wird die Belegschaft alle drei Monate aufgefordert, die Pulte zu tauschen. «Wer am Weltmarkt mithalten will, muss sich ständig verändern», sagt Zinser.
Vorbei die Zeit, als sich aus der Fläche des Schreibtisches zuverlässig der Lohn hochrechnen liess und die Autorität des Chefs ihren Ausdruck in zwei Zentnern Eiche fand. Um den Geruch von Dokumentenmappe und Unproduktivität gar nicht erst aufkommen zu lassen, sprechen die Büroerneuerer von «Dynamic Offices» mit «Interaction Spaces», natürlich alles «human centered». Und auch in Deutsch machen sie sich unter Vermeidung des Wortes Büro unverständlich: Da gibt es «flexible und dynamisch konfigurierbare Arbeitswelten» und «interaktive Kooperationslandschaften» mit «hochdynamischen Koordinationskombinationen». Bei der dvg heisst das Büro jetzt «Business Club». Das neue Vokabular soll dem Büro die Kratie austreiben. Das Büro der Zukunft soll schnell, beweglich, kontaktfördernd sein - das Gegenteil von dem, was das Büro der Vergangenheit war.
Der wichtigste Grund für die neue Ordnung im Büro ist jedoch das Geld: Nach Studien des Stuttgarter IAO ist die Auslastung von Büroarbeitsplätzen erschreckend schlecht. Wer in Deutschland in der Beratung oder im Vertrieb arbeitet, sitzt durchschnittlich bloss vierzig Minuten pro Tag an seinem Pult. Das sind bei einem Achtstundentag acht Prozent. Selbst Sachbearbeiter bringen es nicht auf mehr als vierzig Prozent. Und das in einer Zeit, da die Manager die teuren Computerarbeitsplätze am liebsten wie ein Stahlwerk im Schichtbetrieb auslasten möchten. Die Wertschöpfungsfläche sei nicht optimiert, hört man sie sagen. Das Büro arbeitet zu wenig.
Die amerikanische Telefongesellschaft AT&T konnte durch Zusammenlegung von Büros und mit neuen Organisationsformen seit 1991 550 Millionen Dollar sparen. Im Verkauf und Vertrieb von IBM in den USA sind es jährlich 100 Millionen. Und die Reduktion auf 1400 Arbeitsplätze für 1850 Beschäftigte bei der dvg spart 11 Millionen DM pro Jahr.
Obwohl im Büro eigentlich nichts hergestellt wird, war die Flexibilisierung der Arbeit dort lange Zeit erstaunlich schwierig. Zwar brauchen Buchhalter keine Walzwerke und Sekretärinnen keine Fliessbänder, doch müssen die von ihnen erzeugten und verwalteten Kontoauszüge, Verordnungstexte und Memos irgendwo festgehalten werden. Und für das Speichern von Information eignet sich ein Stoff ganz besonders: Papier. Es wurde schon gebraucht, bevor die Mönche ihr Pergament auf den groben Wollstoff «la bure» aufspannten und damit das Wort Büro in die Welt setzten.
Wer im Büro arbeitet, braucht die Nähe zu Hängeregistratur und Bundesordner, zu Adresskartei und Dokumentenmappe. Mit der Notwendigkeit der Aktennähe konnten Büroarbeiter den Anspruch auf ihr Territorium verteidigen. Doch der Computer macht diese Waffe stumpf - vorausgesetzt, Information ist elektronisch vorhanden. «Das Modem wird zum Widersacher des traditionellen Büros», sagt der Kommunikationstheoretiker Norbert Bolz von der Universität Essen.
Seither ist die Erziehung zum papierlosen Menschen die grösste Herausforderung für die Anführer der neuen Büroorganisation. Früher hatte man geglaubt, die Einführung des Computers würde von selbst für das Verschwinden des Papiers sorgen. Welch ein Irrtum: Die Computermaus hat in knapp zwei Jahrzehnten einen höheren Aktenberg geboren als die Schreibmaschine in einem Jahrhundert. Die Kommunikationsexperten haben schon einen Begriff dafür kreiert: die Auslöserwirkung des Geräts. Wir bevorzugen im Umgang mit Computern jene Aufgaben, die sich mit ihnen einfach lösen lassen. Drucken braucht einen einzigen Tastendruck.
Neben dem Rollkoffer sind bei der dvg zwei Laufmeter Büchergestell pro Person die einzige Ablage für Papier. «Manche haben schon untervermietet», sagt Matthias Gärtner von der Presseabteilung und räumt ein: «Ich bin immer noch ein bisschen Papiermensch. Ich bringe das einfach nicht aus mir heraus.» Es klingt wie eine Beichte.
In der Pressemeldung hat die dvg ihr Büro zwar von papierlos in papierarm umformuliert, doch es besteht kein Zweifel: Die Sünde heisst hier Papier. Neben den Postfächern der Mitarbeiter steht ein Scanner, mit dem sich wichtige Nachrichten, die Unbelehrbare in Papierform schicken, sofort digitalisieren lassen.
Trotzdem fiel der Abschied vom Papier schwer. Einer gibt zu, Unterlagen nach Hause genommen zu haben, die hier keinen Platz mehr gefunden hätten. Ein anderer hat schränkeweise Ordner weggeworfen und bei jedem einzelnen mit sich gekämpft. Wer sich beim Umzug nicht für immer von seinem Papier trennen wollte, konnte Archivboxen in einem Lagerhaus deponieren - zwanzig Kilometer entfernt.
Die Disziplinierung wirkt. Dem Papier zu entsagen wird nach der schwierigen Läuterung von vielen als positive Erfahrung geschildert. «Man merkt, wie wenig man eigentlich braucht», sagt einer und meint damit Manuale, Verträge und was er sonst früher alles in Ordner abgelegt hat. Bereits nach einer kurzen Testphase haben einige Mitarbeiter eine ausgesprochene Abneigung gegen Papier entwickelt. «Es ärgert mich, wenn ich Papier kriege», sagt ein Informatiker, der sich nach drei Monaten Eingewöhnungszeit nicht mehr vorstellen kann, anders zu arbeiten. Selbst die Visitenkarte des Reporters wird ausgeschlagen.
Lange Zeit war unklar, ob das Büro als Ort gemeinsamen Arbeitens den Übergang vom Ärmelschoner zum Bildschirmschoner überleben würde. Mein Büro ist, wo mein Modem ist, verkündeten die neuen Telearbeiter. Der persönliche Kontakt zu den Kollegen sei zwar sicher angenehm, aber im Zeitalter von Internet und E-Mail nicht unbedingt nötig, um das Arbeitsziel zu erreichen. Heute sehen es die Experten anders. Tatsächlich gibt es Aufgaben, die jeder für sich am Computer in New York oder Timbuktu erledigen kann, doch für kreative Ideen und ungewöhnliche Ansätze ist der Platz alleine vor dem Bildschirm der falsche Ort. Teamarbeit, direkte Gespräche, ja sogar Klatsch sind nötig, damit die Kreativität erwacht.
«Die Kommunikation ist das Zentrum der Produktivität geworden», sagt Kommunikationsexperte Bolz. Darauf muss das Büro der Zukunft ausgerichtet sein. Weg von festen Hierarchien, die freien Informationsfluss und flexibles Arbeiten unmöglich machen. «Früher war Information auf Autorität fundiert: Der Chef hat es gesagt, also stimmt es. Heute ist Autorität auf Information fundiert: Der weiss viel, also ist er der Chef.»
Alle sind gleich. Jeder bekommt zum Arbeiten, was er braucht. Das klingt nach Biobauernhof und Genossenschaftsküche, bloss dass in der Bürokolchose der Zukunft der persönliche Besitz im Namen marktwirtschaftlicher Effizienz abgeschafft wird.
Schade sei es um den selbstgebastelten Kalender seiner Kinder, den er nicht mehr aufstellen könne, sagt ein Vater. Wenigstens hat er die Familie als Bildschirmhintergrund gespeichert. Andere stellen trotzig jeden Morgen das Bildchen der Liebsten auf ein neues Pult. Für das Strandgut des Büroalltags gibt es im nonterritorialen Büro keinen Platz. Die Individualisierung des Arbeitsplatzes geht verloren.
Wie die Masse der Büroarbeiter darauf reagieren wird, ist eine offene Frage. Denn die Urkunde vom Kegelturnier und der Stoffpudel, der den Locher bewacht, stiften Identität und Verbundenheit mit dem Arbeitsplatz. Leute, die in einer Firma keinen festen Arbeitsplatz haben, könnten zum Schluss kommen, «dass die Firma sich ihnen gegenüber zu nichts verpflichtet fühlt», warnt der amerikanische Soziologe Richard Sennett, ein bekannter Kritiker der nonterritorialen Büros.
Die Gegenmassnahmen scheinen unbeholfen. Man könnte für jeden Mitarbeiter ein Messingschild mit eingraviertem Namen in den Eingang hängen, «damit er weiss, dass er dazugehört», wird an einer Fachtagung diskutiert. Zudem bleibe der Bildschirmhintergrund des Computers als privates Territorium.
Stefan Zinser vom Fraunhofer Institut ist überzeugt, dass die Gewöhnung an die neuen Umstände eine Generationenfrage ist. Längerfristig werde an die Stelle der Identifikation mit dem Arbeitsplatz die Identifikation mit der Arbeit treten. Er hegt den Verdacht, in Zukunft gaukle der eigene Schreibtisch dem Mitarbeiter den sicheren Arbeitsplatz bloss vor. «Das nonterritoriale Büro ist nur ein Symbol für die Veränderung der Arbeit als Ganzes», sagt Zinser. Weg von der Lebensstelle mit der Golduhr zum 40-Jahr-Firmenjubiläum hin zu flexibler Einteilung der Arbeit.
Die Arbeitnehmer tauschen den eigenen Schreibtisch gegen eine breite Auswahl an hochwertigen Arbeitsplätzen, freie Arbeitszeiten und den besseren Kontakt zu den Vorgesetzten. Ein Tauschgeschäft, das sich nur für jene lohnt, die soviel Freiheit auch wollen. Die Büroforscher haben im Moment den jungen, dynamischen, hochmotivierten Arbeitnehmer im Auge. Doch Zinser ist überzeugt: «Jede Branche wird über kurz oder lang ihre Büroumgebung reorganisieren.»
Wer jedoch einen Blick in ein durchschnittliches Verwaltungsbüro wirft, wird dort kaum den unbändigen Drang nach mehr Dynamik erkennen. Die Leute haben es sich mit dem Stempelkissen bequem gemacht, denn was bisher im Büro geschah, war stabil, vorhersehbar und unflexibel. Und genau so soll es bleiben.
In einer amerikanischen Studie wurden Büroarbeiter gefragt, welches Problem in ihrem Büro das grösste sei. Auf dem ersten Platz tauchte weder die fehlende Kommunikation noch zu wenig Flexibilität auf. Auf Platz eins war die Raumtemperatur: Entweder war es den Leuten zu heiss oder zu kalt.