Setzen Biologen einen Käfer auf verschiedenen Bäumen aus, werden sie mit der Zeit herausfinden, wo es dem Käfer am besten gefällt und was für Blätter er am liebsten frisst. Wenn Arbeitswissenschafter einen Menschen in verschiedene Büros setzen, werden sie davon nur bedingt schlauer. Stiert der Mann lustlos auf den Bildschirm, so kann das einfach daran liegen, dass er schlecht drauf ist heute. Vielleicht war ja sein Frühstück ranzig. Der Chef drangsaliert ihn. Oder er leidet unter der tristen Fenstersicht aufs Industriegebiet.
Weil Menschen sich komplizierter verhalten als Käfer, ist es ein gewisses Ratespiel, herauszufinden, in was für Büros sich Menschen am wohlsten fühlen. Aber Antworten sind dringend erwünscht. Denn je besser es Mitarbeitern geht, desto produktiver gehen sie zu Werke, desto produktiver wirtschaftet das ganze Unternehmen – und desto grösser ist der Gewinn. Gute Büros bringen Geld.
Anders als Insektenforscher können Büroforscher immerhin Umfragen machen: Was finden die Leute in ihren Büros wichtig? Besonders umfassend hat dies das Stuttgarter Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) zwischen 2000 und 2002 getan. Seine «Office 21»-Studien wurden von einer Reihe privater Unternehmen mitfinanziert, etwa der Deutschen Bank, der Post und Siemens. Für die jüngste Erhebung bekam das IAO die beantworteten Fragebogen von 706 Mitarbeitern aus verschiedenen Branchen zurück, rechnete, summierte und verglich, und dann stellten die Forscher erstaunt fest: Der «Dekorationsindex» ist bei Beta = 0,01 kein signifikanter Faktor. Soll heissen: Es ist den Leuten ziemlich wurscht, ob in ihrem Büro ein Foto der Familie oder eine Topfpflanze steht.
Kaum ein Detail im Büro, das die Studie des IAO übergangen hätte. Der Materialindex zum Beispiel untersucht, welche Wände und Möbel den Mitarbeitern gefallen. Ergebnis: Das Büro soll gepflegt und chic wirken. Das gibt den Leuten das Gefühl, in ihr Büro werde investiert. Am beliebtesten sind Glas und Textilien – die Textilien nicht nur als Teppichboden, sondern auch als Filzbespannung an der Wand oder als Segeltuch über dem Kopf. Erst dahinter rangiert das gemütliche Holz. Auf Platz vier und fünf landen Metall und Beton. Kunststoff mag fast niemand um sich haben.
Die Mitarbeiter wünschen sich aber nicht nur ein repräsentatives, sondern zugleich ein heimeliges Büro mit eher warmen Materialien und viel Farbe. Die ideale Mischung könnte sein: der Schreibtisch aus gutem Holz, die Trennwand aus Glas und Metall, der Stuhl überzogen mit tiefblauem Stoff. Fraglich ist, wie sehr eine solche Wunschliste mit der Mode geht. Mag sein, dass Filz in zehn Jahren schäbig wirkt und Glas altmodisch.
Von allen Faktoren, die ein Büro attraktiv machen, sind die hochwertigen Materialien laut IAO-Studie am wichtigsten. Erst mit weitem Abstand folgen etwa ergonomische Möbel, angenehme Temperatur oder frische Luft – da ist es den Leuten übrigens wichtig, die Fenster öffnen zu können, egal ob eine Klimaanlage installiert ist oder nicht.
Allerdings weiss das IAO nur, was Büromenschen als besonders wichtig angekreuzt haben. Niemand kann mit Sicherheit sagen, welchen Einfluss bestimmte Faktoren tatsächlich haben. Beispiel Licht: Dieser Faktor landet in der IAO-Studie auf einem der letzten Plätze, wirkt sich aber womöglich stärker auf Mitarbeiter aus, als diese bewusst wahrnehmen. Laut der deutschen Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin sind vier von fünf Arbeitsplätzen zu dunkel. Ideal sei Vollspektrumlicht: Das senke auch den Krankenstand.
Oder Ergonomie: Die galt den IAO-Befragten nur als fünftwichtigster Faktor. Das Deutsche Büromöbel-Forum listet dagegen auf, unergonomische Tische und Stühle würden den Arbeitgeber über fünf Prozent der Arbeitstage kosten – wegen der vielen Muskel- und Skeletterkrankungen. Wer hat recht: der Fragebogen oder der Krankenstand?
Wohl beide. Denn es ist gut möglich, dass sich auf den Fragebogen fast nur solche Menschen für bequeme Möbel begeistern, die keine haben. Den anderen tut der Rücken ja nicht weh. «Schlechte Zustände wirken überproportional negativ, Gutes wird eher als normal wahrgenommen», erklärt Jörg Kelter vom Projekt «Office 21». Büromenschen wissen also eher, was sie an ihrem Arbeitsplatz stört, als was ihnen daran gefällt.
Was stört Menschen am meisten, noch viel mehr als ein Hohlkreuz? Andere Menschen. Wie sehr die stören, hängt besonders von der Büroform ab: Am ruhigsten wirkt ein Einzelbüro, am unruhigsten das Gruppenbüro – deutlich vor dem Grossraumbüro, in dem es am meisten wimmelt.
Nervtötender als Unruhe finden Mitarbeiter aber das Gefühl, beobachtet zu werden: Je stärker dieses Gefühl, desto unattraktiver erscheint das Büro. Auch hier kommt das Einzelbüro am besten weg, das Gruppenbüro am schlechtesten. Das IAO hat zusätzlich erfragt, in welcher Lage zur Tür man sich am unwohlsten fühlt. 72 Prozent antworteten: Wenn die Tür zur Seite liegt, schlimmstenfalls zur Rechten. Nur 9 Prozent fühlen sich behelligt, wenn sie mit dem Rücken zur Tür sitzen.
Die unbeliebteste aller Büroformen ist aber das Zweipersonenbüro. Darin ist man laut IAO-Studie am wenigsten motiviert. Ausserdem fühlt man sich darin am stärksten eingeengt. Wichtig sind weite, offene Büros. Gefühlsmässig am meisten Platz haben die IAO-Befragten nicht im weitläufigen Grossraumbüro, sondern im Kombibüro, einer Mischung aus Einzelbüros entlang der Fassade und flexiblen Flächen im Gebäudeinneren.
Aber auch wenn ein Arbeitgeber die Ergebnisse von «Office 21» zur Richtschnur nimmt, Gruppenbüros und Zweierbüros zu Kombibüros umbaut und alles hell und teuer wird, kann man nicht sicher sein, dass alles gut wird. Denn erstens kann niemand genau beziffern, wie sehr die beste Luft, das beste Licht oder die besten Möbel die Leistung steigern. Jörg Kelter ist immerhin sicher, dass es einen indirekten Einfluss gibt: «Büroattraktivität ist der stärkste Wirkungsfaktor auf das Wohlbefinden im Büro. Je besser wiederum das Wohlbefinden beurteilt wird, desto höher liegt auch die Arbeitsmotivation.»
Zweitens ist es schön und gut, wenn die Leute ihre Büros mögen. Aber wenn Arbeitgeber möglichst produktive Mitarbeiter wollen, haben sie noch eine andere Leistungsbremse zu lösen: Sie müssen die schönen Büros auch richtig anordnen. Sonst kann es passieren, dass die Leute wohlig vor sich hin werkeln, aber kein Wort miteinander wechseln. Nur wer einander kennt und versteht, kann Arbeit vernünftig koordinieren und voneinander lernen, sagt der Organisationspsychologe Thomas Allen vom Massachusetts Institute of Technology.
Am Verhalten von Ingenieuren hat Allen erforscht, welche Bürobauten am kommunikativsten wirken. Die Binsenweisheit: Je mehr räumliche Nähe, desto reger der persönliche Austausch. Schon bei 20 Metern Entfernung ist die Wahrscheinlichkeit eines solchen Austauschs nur noch halb so gross wie bei 10 Metern. Ob 50 oder 100 Meter zu gehen sind, ist allerdings schon wieder egal.
Das gleiche Prinzip gilt überraschenderweise für jede Form von Kommunikation. Aus dem Auge, aus dem Sinn: Wenn Kollegen 50 Meter voneinander entfernt sitzen, bleiben nicht nur die Besuche aus – sie telefonieren auch wenig und schicken einander kaum Mails.
Und das, klagt Allen, wird sich in Bürofluren klassischer Bauart auch nicht ändern. Am schlimmsten findet Allen die linearen Büroflügel: ein Büro links, gegenüber ein Büro rechts, und irgendwann hört der Flur auf. Am allerschlimmsten findet er Flure in der Form eines L: Wer läuft da schon von einem Ende zum anderen? Wobei: Wer weiss überhaupt, was für Leute am anderen Ende sitzen?
Das ideale Bürogebäude hat laut Allen stattdessen ein Atrium in seiner Mitte, eine Art offenen Innenhof – im besten Fall kann man von jedem Punkt des Gebäudes noch einen anderen Flur sehen als den, auf dem man sich gerade befindet. Dadurch werde man auch ständig daran erinnert, dass es andere Mitarbeiter gebe. Es komme allzu oft vor, dass ein Mitarbeiter gar nicht wisse, welches Know-how sich in seinem Unternehmen sonst noch verberge.
Kommunikation sei oft nur eine Sache der zufälligen Begegnung, meint Allen – «und was wir machen, ist, diese Zufälle zu managen». Allen erzählt vom Unternehmen Steelcase, das in einen Bau mit Atrium umzog: Prompt kam es zu 85 Prozent mehr Austausch zwischen benachbarten Fluren. Steelcase ist einer der weltweit führenden Hersteller von Büromöbeln.
Mit ausgeklügelt angeordneten Büros und ihren Innenleben ist es für manche Büroplaner aber längst nicht getan. Denn für Unternehmen ist die Psychologie ihrer Mitarbeiter nur ein Weg, die Arbeit im Büro produkti ver zu machen. Ein anderer – und kaufmännisch verläss licherer – sieht vor, den Leuten die Büros wegzunehmen. Wochenenden, Feiertage, Ferien, Seminare, Krankheit, Kundenbesuche: Von 365 Tagen im Jahr ist ein Arbeitsplatz bloss an 172 Tagen besetzt, hat das Unternehmen Top Office errechnet. So eine Statistik verlangt nicht nach schönen, sondern nach günstigen Büros. Und wenn man 100 Mitarbeitern nicht mehr 100 Schreibtische hinstellt, sondern nur 70, hat immer noch jeder einen Sitzplatz – aber das Unternehmen spart laut Top Office 2,25 Millionen Euro Miete im Jahr. Das geht nur, wenn die Arbeitnehmer rotieren: mal dieser Schreibtisch, mal jener. Desksharing nennen das die Leute, die davon künden.
Flexible Office heisst das gleiche Prinzip bei Sun Microsystems. Vor drei Jahren hat die Computerfirma einen modernen Bau in Heimstetten bei München bezogen, 920 Mitarbeiter, 680 Arbeitsplätze, macht ein Viertel weniger Raumkosten. Auch der Chef hat kein eigenes Büro, nur seinen «Caddy», eine Art Spind auf Rollen, der das persönliche Arbeitsmaterial enthält. Ansonsten muss hier jeder selbst sehen, dass er zeitig einen Arbeitsplatz bucht, je nach Bedarf im Gruppenbüro oder in einem Einzelzimmer, aber nie für länger als fünf Tage am Stück. Familienfotos an der Wand oder Maskottchen am Bildschirm gibt es keine, die Kaffeeküchen heissen Touch Downs. Nur an den gläsernen Trennwänden zwischen den Büros hängen ein paar Poster, obwohl die Firmenleitung extra darum gebeten hatte, alles transparent zu halten. Doch die Mitarbeiter wollten es dann wohl doch etwas privater haben.
Ansonsten hätten sich alle prima eingelebt, meint der Projektleiter des Neubaus, Ullrich Pelda. «Man wird gezwungen, sich nur noch mit dem zu beschäftigen, was wirklich wichtig ist, wenn man seinen Schreibtisch abends aufgeräumt hinterlassen muss.» Keine Papierberge mehr, nicht mehr dieser Sammeltrieb mit Akten.
Ob es sich denn auch belegen lässt, dass die Mitarbeiter Desksharing gut finden? Und, was ein Unternehmen mehr interessiert: dass die Mitarbeiter produktiver werden? Das sei schwierig, sagt Pelda. Über die üblichen Zahlen wie Krankenstand oder Fluktuation kommt man der Sache ja nicht viel näher, weil es so viele mögliche Nebenfaktoren gibt. Sun hat Umfragen gemacht, vor und nach dem Umzug. Verbessert haben sich demnach etwa die Teamarbeit, die Effektivität der Arbeit und die allgemeine Zufriedenheit. Das räumliche Angebot für Gruppen ist aber noch zu erweitern.
Zu einem ähnlichen Ergebnis kam der IT-Dienstleister Finanzit nach seinem Wechsel zum Desksharing: Ein halbes Jahr hätten die Mitarbeiter gebraucht, um sich einzugewöhnen und Verlustängste abzubauen, inzwischen fänden etwa zwei von drei Mitarbeitern das neue System gut, und sie fühlten sich leistungsfähiger. Nur etwa jeder neunte komme gar nicht damit zurecht.
Aber selbst wenn Unternehmen alles darüber zur Kenntnis nehmen, wie moderne Büros innen und aussen auszusehen haben – es schert sie nicht besonders. Zwar geben laut IAO nur 3,6 Prozent der Firmen an, moderne Bürokonzepte kämen für sie nicht in Frage. Aber von den Managern, die gern schmucke, effektive Büros hätten, sind zwei Drittel nicht bereit, dafür Umbauten oder Umzüge zu bezahlen, hat das Büromöbel-Forum ermittelt. Die Arbeitswissenschafter vom IAO ärgert das. «Die verschenken Zeit, Platz und Ideen», sagt der Projektleiter Gerhard Hube. Bestimmt die Hälfte aller Büros habe, wie er sich ausdrückt, «ein enormes Potential zur Verbesserung».
Aber da sind wir wieder bei den Topfpflanzen: Die Forschungsergebnisse sind unklar. Die Befragten der «Office 21»-Studie finden sie unwichtig, die deutsche Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin behauptet das Gegenteil: Büropflanzen sorgen demnach für Wohlbefinden, ausserdem verringern sie Müdigkeit, Husten und trockene Haut um je fast einen Drittel. Sun sieht es genauso: In den Desksharing-Büros spriessen Pflanzen wie in einem Gewächshaus. Aber was will die Forschung machen: Ob ein Büro gut ist oder nicht, kommt immer auf den an, der drinsitzt. Und da gibt es, anders als bei Käfern, auch welche, die Pflanzen nicht ausstehen können.
Marc Schürmann ist freier Journalist in München.