IN DER REGEL reden Chefsekretärinnen nicht gern über sich, weil sie denken, man sei auf irgendwelche Geheimnisse aus, oder weil sie keine Zeit haben, oder weil sie selbst ihren Beruf für einen der uninteressantesten der Welt halten oder doch für einen, über den es nicht viel zu sagen gibt: einer Sekretärin ist schliesslich jeder schon mal begegnet, und was wir da den ganzen Tag in unseren kleinen oder grossen Büros machen, können wir so aufregend nicht finden.
Ja, das Lied kennen wir, sagen die Chefsekretärinnen, für die es längst an der Zeit ist, dass einer mal ein freundliches Wort über die Kunst des Telefonierens sagt und was der Künste mehr sind, die eine Chefsekretärin zu beherrschen hat, also da könnten wir Ihnen stundenlang erzählen, und warum wir unsere Rolle nicht überschätzen wollen als Assistentinnen und Vertraute unserer Herren Chefs. Und warum wir uns doch auch nicht gerne als mehr oder weniger beschränkte Tippfräulein bezeichnen lassen, die den lieben langen Tag Kaffee kochen, sich im Büro die Fingernägel lackieren und natürlich nicht die geringste Ahnung haben, was ein Diskontsatz ist oder eine Staatsobligation.
«Die Wahrheit liegt in der Mitte. In diesem einfachen Satz ist das Wesentliche enthalten, was über das äussere Auftreten einer Sekretärin zu sagen ist. Die Wahrheit liegt in der Mitte bei der Kleidung (zwischen Aschenputtel und Glamourgirl), bei Körperpflege und Kosmetik (wie oben) und in der Art des Auftretens (zwischen Schüchternheit und Forciertheit).»*
DIE CHEFSEKRETÄRIN, DIE ICH KENNE, Frau B., ist Mitte dreissig, arbeitet bei einer grossen Bank im Zentrum der Stadt Berlin und stellt sich den Wecker jeden Morgen auf halb sechs. Es dauert dann immer eine Weile, bis sie wirklich wach ist und aufsteht und die ersten Gedanken in ihrem Kopf sortiert, die aber alle gar nicht die Bank betreffen, sondern den Rock oder die Hose und die Bluse, die sie heute anzieht oder verwirft. Nur grün darf bei ihr um Himmels Willen nichts sein, den Rest macht sie dann nach Lust und Laune. Sie sei ein bisschen konservativ vom Typ her, sagt Frau B., die jeden Morgen um halb sechs ihren Tag beginnt und heute eine weisse Bluse zu einer beigen Hose anhat und als Schmuck ein Paar Ohrringe, eine schmale goldene Uhr am einen Handgelenk und ein goldenes Kettchen am anderen. Man könne ja nie wissen, ob der Chef einen wichtigen Besuch erwarte.
Sie ziehe sich für alle Fälle immer etwas feiner an, als eine Sachbearbeiterin sich anziehen würde, und wenn sie Lust auf ein bisschen Bein hat, dann darf es auch schon mal ein kurzer Rock oder das freche rote Jackett sein; damit ist sie die erste halbe Stunde des Tages beschäftigt. Dann frühstückt sie in aller Ruhe und steigt in die U-Bahn, spätestens um viertel vor acht ist sie in ihrem Büro in der Bank.
«Neben der Pflicht, die vereinbarte Arbeit zu leisten und sie sorgfältig auszuführen, obliegt jedem Arbeitnehmer eine allgemeine Treuepflicht: der Arbeitnehmer soll die Interessen des Arbeitgebers und Unternehmens wahren und alles unterlassen, was diese schädigen könnte.»
DIE BANK, für die Frau B. als Chefsekretärin arbeitet, hat wie viele Banken viel Geld gemacht in den vergangenen Jahrzehnten, und weil es deshalb einer Bank im allgemeinen an Kapital nicht mangelt, hat sie sich's in der Hauptstadt Berlin etwas kosten lassen, ihren kleinen und weniger kleinen Angestellten die allerschönsten und allermodernsten Büros in ein altes Gebäude hineinzubauen. Wer immer diese Büros betreten will, muss am Empfang seinen Namen sagen oder einen Namen haben, der am Empfang bekannt ist wie der von Frau B. - als eine von sieben Chefsekretärinnen der sieben Männer der Geschäftsleitung kennt und grüsst man sie sozusagen auswendig.
Es ist überhaupt ein einziges Grüssen und Willkommenheissen und Abschiednehmen in diesen Eingangshallen aus Licht und Marmor, und wahrscheinlich geht das ja an einem Angestellten nicht spurlos vorüber, wenn er jeden Morgen derart empfangen wird. Ich meine, dann marschiert man doch gewiss beschwingt und heiter in so einen neuen Tag hinein, fährt mit dem Fahrstuhl in den sechsten Stock und beginnt mit der Arbeit, als wär's ein Kinderspiel.
Man muss ja froh sein, wenn man in Zeiten wie diesen eine Arbeit hat, sagt Frau B., und dann auch noch so eine interessante und abwechslungsreiche. Einen wirklich angenehmen Chef hat sie dazu, Mitte fünfzig ist der Mann, verheiratet, zwei Kinder, am Schreibtisch wie immer ab halb acht.
«An der Spitze der Charaktereigenschaften, die eine Sekretärin braucht, steht die Zuverlässigkeit. Zur persönlichen Zuverlässigkeit, die in Ehrlichkeit, Unbestechlichkeit, Verantwortungsbewusstsein und Verschwiegenheit besteht, muss die Zuverlässigkeit im Betriebsablauf treten: Pünktlichkeit, Sinn für Ordnung und Sauberkeit, Termintreue.»
KOMME ICH NACH OBEN in mein Büro, sagt Frau B., packe ich erst mal meinen Schreibtisch aus. «Den Schreibtisch auspacken», was das bedeutet, ist schnell erzählt: den Computer einschalten, die Schränke und Schubladen mit den Papieren und Büromaterialien aufschliessen, die Rotunde mit den Adressen aus dem Schrank holen, einen spitzen Bleistift aus dem Schreibtisch, den Kalender mit den Terminen des Chefs aufschlagen: ein normaler Dienstag im Dezember.
Um halb elf hat der Chef eine Besprechung im Hause (Vorstand), zu Mittag isst er mit finnischen Geschäftspartnern beim Italiener um die Ecke, kurz nach vier dann Abflug nach Frankfurt in die Zentrale, um das neue Investmentkonzept zu besprechen, das sie ihm gestern abend noch fertig gemacht hat, da wurde es ein bisschen später.
Wenn sie mit der ersten Post durch ist und die Post nach drüben in sein Zimmer bringt, wird sie den Chef noch an die eine oder andere Sache erinnern müssen (das Geburtstagsgeschenk für seine Frau), und dann trinken sie erst mal eine Tasse Kaffee zusammen, die zu machen sie sich auch heute nicht zu gut ist. Dann erzählt er kurz, wie es gestern abend in der Oper gewesen ist («Der Rosenkavalier») und wie diese anspruchsvollen Kunden aus Duisburg waren, es lief alles glatt und einigermassen erfolgreich, mal sehen, ob auch ein Geschäft draus wird.
«Je mehr im Zeitalter des Computers Arbeit von Maschinen übernommen wird, die ihre zwingenden Eigengesetzlichkeiten haben, um so unentbehrlicher ist im Betriebsgeschehen ein freudiges Herz und ein freundliches Wort.»
ES GIBT TAGE BEI IHR, da kann sie am Abend nicht wirklich sagen, was im einzelnen sie getan hat im Büro und warum das eigentlich so ist, dass die Telefonate und die kurzen Gespräche mit Kolleginnen und Besuchern nicht nur keine materiellen Spuren hinterlassen, sondern manchmal noch nicht mal welche im Gedächtnis. An einen Brief oder ein Protokoll kann sie sich unter Umständen erinnern, sagt die Chefsekretärin, aber das Schreiben nimmt ja nur gerade ein Zehntel der Arbeit ein, der Rest ist Organisieren und Reden und auch Vermitteln, zum Beispiel wenn der Chef einen Mitarbeiter heruntergeputzt hat und dann der Heruntergeputzte beim Gehen über den Chef schimpft und der Chef über den Heruntergeputzten noch einmal beim Mittagessen. Das sind dann so die Augenblicke, in denen eine Chefsekretärin zwischen den Stühlen sitzt und nach vielen Richtungen ausgleichen muss, etwas, das man nicht wirklich lernen kann, sowenig wie das richtige Telefonieren: das Abwimmeln, Vertrösten, Recherchieren, Erklären, das freundliche Hinhalten, bis die Leitung des Chefs frei ist.
Nein, sie klatscht nicht mit den Kolleginnen über ihren Chef, obwohl sie sich manchmal wundert über diesen Mann, zum Beispiel über seinen Geiz im Kleinen und dass er sich selbst nichts gönnt, damit er auch anderen nicht allzuviel gönnen muss. Das wäre aber auch schon alles. Eine angenehme Stimme hat der Chef, deshalb freut sie sich immer, wenn er ihr etwas diktiert hat und klar und deutlich ihren Namen sagt und an wen sie den nun folgenden Brief zu richten hat, also, das macht sie wirklich gerne.
«Die Sekretärin wird nicht selten die einzige Frau unter vielen Männern sein. Es ist unvermeidlich, dass sie die Blicke auf sich zieht. Nichts wäre verfehlter, als wenn sie sich, dadurch verlockt, nun tatsächlich als Mittelpunkt fühlen würde.»
ÜBER DEN CHEF ALS MANN möchte sie nicht viel sagen, nur dass es ihr natürlich auffällt, wenn er mit einem neuen Anzug kommt oder einer neuen Krawatte. Dem Chef wiederum fällt es auf, wenn sie einmal ein Kleid anhat oder einen neuen Rock. Sie merkt das dann immer an der Art, wie er sie betrachtet, oder er macht ihr ein harmloses Kompliment im Vorübergehen, aber so, dass man darüber lachen kann.
Er könnte ihr Vater sein, vom Alter her. Männer, sagt die Chefsekretärin, sind ja ganz anders als wir Frauen, sie gehen schneller ein Risiko ein, kämpfen gern und sind weniger konfliktscheu, wohingegen sie eher auf Sicherheit bedacht ist und auf Harmonie zwischen allen Beteiligten. Vielleicht sei das ja eine typisch weibliche Tugend, diese Lust am Organisieren, und wenn der Chef einen reibungslosen Tagesablauf hat, ist das ihr Verdienst.
Bewundert sie ihren Chef manchmal, frage ich sie, und sie sagt, dass Bewundern das falsche Wort ist, aber dass sie fasziniert ist von seiner Weltläufigkeit und seiner Gewandtheit im Umgang mit Menschen. Zum Beispiel, wenn er beim Essen immer gleich weiss, welcher Wein zum Fisch passt, und wenn er sich einen Laptop in ein paar Minuten erklären lässt. Das letzte Wort muss der Chef haben. Bei gelegentlichen Misserfolgen tröstet sie ihn. Sie lachen viel, der Chef und seine Sekretärin, und dass sie mit ihm lachen kann und die vielen kleinen Geheimnisse seines Büroalltags teilt, ist vielleicht das Schönste an ihrer Stellung, man kann's nur leider so schlecht erzählen.
«Es dürfte kaum eine Sekretärin geben, der die äussere Umgebung bei ihrer Arbeit völlig gleichgültig wäre. Jede wünscht sich einen <schönen> oder gar <schicken> Arbeitsplatz. Was heisst aber hier <schön>? Der Arbeitsraum ist schön, wenn er sauber, hell, gut gelüftet, zweckmässig und bequem eingerichtet ist. Und gut aufgeräumt!»
FÜR DIE VORSTANDSSITZUNG um halb elf hat die Chefsekretärin am Vortag wie immer den kleinen Konferenzsaal reservieren lassen. Nun geht sie noch einmal nachschauen, ob auch der Hellraumprojektor funktioniert und die Stühle alle schön in einer Reihe stehen. Und weil es eine kleine Ehrung geben soll an diesem Vormittag, besorgt sie noch einen Strauss Blumen, gibt am Empfang Bescheid, dass zwei wichtige Gäste erwartet werden, dann hat sie für einen Moment Pause: alles in Ordnung. Sie kann sich auf sich verlassen, und also kann sich auch der Chef auf sie verlassen, der dunkle Anzug, den er heute anhat, kündet von wichtigen Gesprächen.
Welche Sinne sind beteiligt bei der Arbeit einer Chefsekretärin? Die Augen vor allem, das Gespür für Menschen und Situationen, zum Beispiel, wie lange man einen Anrufer, einen Besucher warten lassen darf, mit welchen Gefühlen er das tut, seine Bedeutung für den Chef (siebter Sinn). Sie hört den ganzen Tag über das Summen des Computers und von Zeit zu Zeit das Fax-gerät und viele Stimmen am Telefon, die etwas von ihr fordern, einen Wunsch haben oder eine Not, aus der sie nicht immer leicht helfen kann. Bei den Gerüchen muss sie nachdenken. Es riecht nach Kaffee in ihrem Büro und im Sommer manchmal nach frisch geschnittenem Gras. Dann bringt die Klimaanlage den Geruch bis zu ihr in den sechsten Stock, aber sonst ist da nicht viel: der Zigarrettengeruch oder das Parfum einer Kollegin, das neue After-shave des Chefs, das alte Papier in den Aktenordnern, das Essen in der Kantine, das noch eine Weile in den Kleidern steckt, das ist dann meistens so gegen eins.
«In der Regel ist das Zimmer der Sekretärin dem Chefzimmer vorgeordnet. Besucher sollen auf ihrem Weg vom Eingang, Empfang, von Fahrstuhl oder Treppe zuerst an die Tür des Sekretariats kommen und dann erst an die des Chefzimmers - wenn nicht überhaupt das Chefzimmer, um unangemeldetes Eindringen zu unterbinden, nur durch das Sekretariat zu erreichen ist.»
ALS DER CHEF verspätet vom Mittagessen kommt, hat er es auf einmal ganz eilig, der sonst so Ruhige, Besonnene. Er findet ein wichtiges Papier auf dem Schreibtisch nicht gleich und verliert für einen Augenblick die Geduld. Hat sie die Flugtickets bereit? Das Hotel gebucht? Adresse und Telefonnummer notiert, falls sie ihn in dringendem Falle erreichen muss? Alles erledigt, sagt die Chefsekretärin, und gute Reise auch, dann ist er fort und denkt nicht mehr an sie. Halb vier. Die Blumen in seinem Zimmer müssten gegossen werden, denkt die Chefsekretärin und geht in das Zimmer, in dem sie jeden Winkel kennt: den fast stets peinlich ordentlichen Schreibtisch, die Fotos der Kinder, der Frau, den hohen ledernen Schreibtischstuhl, den grossen Terminplaner an der Wand, das Foto und die Urkunde, die an einen frühen Erfolg erinnern, die Spuren seines Geruchs.
Es kommt nicht oft vor, dass sie zusammen mit dem Chef auf Reisen geht, aber ein-, zweimal im Jahr nimmt er sie mit nach Brasilien oder Neuseeland, und das sind dann immer sehr anstrengende und vollgepackte Tage. Meistens sieht sie nicht besonders viel von ihrem Chef auf diesen Reisen, so viele Leute sind dann immer um ihn herum. Aber sie weiss, er weiss, sie ist im Zweifelsfall in der Nähe und sorgt dafür, dass die Papiere für den Tag in der Mappe auch immer ganz oben liegen, und dann ist sie manchmal sehr stolz auf sich. Es macht ihr nichts aus, wenn es wieder einmal besonders spät wird bei einer dieser Konferenzen, und sie freut sich über ein Abendessen, bei dem sie dabeisein darf.
«Ein besonderes Wort verdient der Punkt <Verschwiegenheit> oder Diskretion. Man wird es einer Sekretärin im allgemeinen verzeihen, wenn sie infolge Unpässlichkeit einmal ein paar Fehler macht oder etwas vergisst. Einen Vertrauensbruch wird ihr der Chef schwerlich verzeihen.»
NATÜRLICH MÜSSEN SIE BEDENKEN, sagt Frau B., dass es auch viele unglückliche Chefsekretärinnen gibt, aber die verstecken sich und würden es vielleicht nicht zugeben, dass sie unglücklich sind, zum Beispiel darüber, dass das Lob ausbleibt oder zu spärlich kommt oder der Chef sie immer wie ein Nichts behandelt und so gut wie gar nicht mit ihnen spricht. Sie persönlich kann sich über mangelnde Anerkennung durch ihren Chef nicht beklagen, er mache es meistens ein bisschen ironisch, und an dieser Ironie kann man immer merken, dass er sich nicht zu ihr herabbeugt als der Lobende, sondern sich gleichsam entschuldigt, dass er sie für eine Selbstverständlichkeit lobt, und von so einem Lob muss und kann man dann ein paar Tage leben. Auch seine Frau hat sie schon kennengelernt, sie haben ein bisschen geplaudert hier im Büro, und am nächsten Tag hat ihr der Chef berichtet, dass seine Frau sehr nett von ihr gesprochen hat.
Natürlich hat sie auch schon Fehler gemacht, für die der Chef sie getadelt hat, aber so richtig schlimm sei es nur einmal gewesen. Da hatte sie vergessen, ihm auszurichten, dass ein Termin in Bonn geplatzt ist, und als der Chef in Bonn sozusagen vor verschlossenen Türen stand, sei er einen Moment sehr böse auf sie gewesen (seine Stimme am Telefon), aber als er wieder zurück- kam, habe er nur gegrinst. Da habe sie gewusst, dass er ihr verziehen hat und dass er nun etwas gut hat bei ihr, das kann man bei einer Chefsekretärin immer gebrauchen.
«Es gibt Positionen, in denen eine Sekretärin ganz aufgeht und volle Befriedigung findet. Diese Stellen sind jedoch rar und bergen die Gefahr, dass die Inhaberin ihr Privatleben völlig in den Hintergrund stellen muss. Dieser Dame kann man nur wünschen, dass sie möglichst bis zu ihrer Pensionierung für einen Chef arbeiten kann, der ihre Arbeit entsprechend würdigt.»
DENKT SIE AN DIE ZUKUNFT, fällt ihr ein, dass ihr Chef noch maximal zehn Jahre hat im Beruf und dass sie sehen wird, wie der Chef alt wird in diesen Jahren. Und wenn sie Mitte vierzig ist und alles so bleibt, wie es ist, bekommt sie einen neuen. Ein Vierteljahrhundert wird sie dann Sekretärin gewesen sein. Wie alles anfing, weiss sie noch, dass es ihr Vater gewesen ist, der sie auf die Idee brachte, nach dem Abitur als Sekretärin anzufangen. Der Vater hatte da nämlich zu Hause immer so sein kleines Privatbüro mit den Rechnungen eines ganzen Lebens und schön beschrifteten Aktenordnern und Tabellen über den Stand der Ein- und Ausgaben, das mochte sie.
Noch zu Schulzeiten hat sie dann einen Kurs für Schreibmaschine und Stenographie besucht, dann kam das Abitur, dann die erste bezahlte Arbeit. Die Ausbildung zur geprüften Sekretärin machte sie nebenbei in Abendkursen.
Ihre Eltern sind stolz auf sie, und wenn man Frau B. fragen würde, ob sie einen grossen Traum hat, dann würde sie sagen, dass im großen und ganzen alles ruhig so bleiben kann. Vielleicht von Zeit zu Zeit eine Reise wünscht sie sich oder dass ihr vielleicht doch noch der richtige Mann begegnet. Aber mit dem Glück und diesen Geschenken des Himmels ist es ja so eine Sache, also will sie zufrieden sein und sich wohl fühlen im bescheidenen Rahmen, damit kann man es schliesslich auch zu etwas bringen im Leben, und das Leben hat ja gerade erst angefangen. Oder etwa nicht?
* Alle Zitate aus: Walter Joachim. Die Praxis der Chefsekretärin. Freiburg, Basel, Wien 1975.
Michael Kumpfmüller ist Journalist und lebt in Berlin.